Um Guia para Iniciantes na Metodologia Kaizen

Aqui damos uma olhada na metodologia Kaizen, como funciona, seus benefícios, seus principais elementos e princípios e como se pode implementá-la na vida pessoal ou profissional. Casos de implementação Kaizen em organizações empresariais podem ser facilmente mostrados pelos modelos e gráficos do Edraw.

Kaizen é uma ferramenta ou processo japonês de controle de qualidade que incorpora o conceito de melhoria contínua. É uma palavra japonesa que significa melhoria contínua e é uma filosofia que se esforça para fazer o bem através da melhoria contínua. Esta filosofia japonesa de melhoria contínua japonesa é tudo sobre o foco em mudanças frequentes e pequenas nos processos de trabalho que existem em uma organização e trazer o envolvimento de funcionários em diferentes níveis. A metodologia Kaizen pode ser usada em diferentes funções em uma empresa, desde marketing, armazenagem, finanças, e outras.

Ela atua como uma abordagem que é simultânea às mudanças contínuas do processo comercial. Estas podem ser micro mudanças e ajudar as organizações a construir sobre melhorias para ver a rentabilidade e mudanças de processo que ajudam no crescimento constante e lento de uma organização.

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Kaizen foi cunhado como um conceito e termo por Masaaki Imai quando escreveu um livro sobre isso como a chave para o sucesso competitivo no Japão. Foi publicado nos anos 50 e a Toyota implementou o método para mostrar a melhoria contínua em sua tecnologia, qualidade e produtividade e em medidas de segurança.

Os elementos-chave da melhoria contínua japonesa ou Kaizen são essencialmente cinco. Estes são conhecidos como elementos fundadores, tais como:

• Disciplina pessoal.
• Trabalho em equipe.
• Círculos de qualidade.
• Moral melhorada.
• Sugestões de melhorias.

A filosofia Kaizen é um conceito de gestão japonesa que representa uma mudança ou melhoria gradual e contínua. É também uma filosofia de modo de vida onde se pode incorporar os mesmos princípios quando certos aspectos da vida de alguém precisam ser melhorados. Os elementos-chave do Kaizen 5s no cenário corporativo incluem esforço, qualidade, comunicação, disposição para provocar mudanças e envolver os funcionários em diferentes níveis.

Os princípios principais de Kaizen 5s são dez princípios específicos que são fundados com base nas qualidades e elementos-chave do processo Kaizen. Os dez princípios baseados nesta metodologia são:

• Controle de qualidade total ou seis sigma
• Robótica
• Círculos de qualidade
• Orientação ao cliente
• Automações
• Sistemas sugeridos
• Disciplina do local de trabalho
• Manutenção produtiva total ou TPM, da sigla em inglês
• Implementação de qualidade
• Kanban
• Just in time ou JIT
• Pequenas atividades em grupo
• Zero defeitos
• Trabalho cooperativo ou relações de gestão
• Melhoria da produtividade
• Novo desenvolvimento de produto

No que diz respeito à metodologia Kaizen, há certas medidas a serem tomadas para implementá-lo em uma organização. O principal objetivo é fazer com que os funcionários olhem para a condição atual que é o agora e o estado desejado para o qual eles querem levar seu local ou processos de trabalho. Uma vez que eles visualizam isso, eles precisam entender ou pensar sobre as maneiras de alcançar o estado desejado.

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Em termos gerais, a implementação ocorre em três fases:

1. Incentivando a Participação

Kaizen 5s, seus elementos-chave e princípios precisam começar com o treinamento de conscientização. Os implementadores em uma organização precisam encorajar os funcionários a se envolverem e promoverem certas atividades Kaizen. Eles precisam pensar nos benefícios tangíveis ou monetários que resultariam da implementação de certas atividades Kaizen.

2. Educação e Treinamento

A essência da metodologia Kaizen precisa ser discutida e elaborada para funcionários e associados. É necessário um treinamento focado para o mesmo. Os líderes de equipe precisam ser treinados sobre o que é a metodologia de processo de melhoria contínua japonesa e como ela pode ser implementada no contexto da visão e do contexto de sua organização; eles precisam ser ensinados sobre como conduzir uma avaliação imparcial, bem como elaborar estratégias para melhorar a participação.

3. Melhoria dos Níveis de Qualidade

Uma vez concluída a etapa de treinamento, os praticantes podem então se concentrar em como implementá-la a longo prazo e chegar a uma aplicação generalizada do Kaizen 5s. Ele ajuda a alinhar os objetivos organizacionais com o que está planejado e muitas vezes é ideal que um departamento central seja designado para avaliar e executar a implementação do Kaizen.

4. Como Usar o Kaizen na Vida Pessoal?

O Kaizen como uma abordagem pode ser usado na vida pessoal para trazer mudanças ou melhorias desejadas. Os diferentes elementos ou princípios que ela abrange podem ajudar a obter uma visão sobre um problema em particular. Pode-se perguntar "por que" várias vezes e chegar à raiz principal de um problema. Por exemplo, se alguém deseja perder peso, pode estar ligado a questões como por que deseja perder peso e como isso pode ajudá-lo. Se parece bobagem simplesmente querer ficar com um aspecto bonito, pode-se também olhar para outras razões ligadas, tais como sentir-se bem e ser saudável. Também dá mais energia com a qual se pode realizar várias tarefas.

A perda de peso é um dos exemplos do Kaizen que se pode utilizar para provocar uma mudança em sua vida pessoal ou para melhorar continuamente.

5. Como Usar o Kaizen Para Melhorar os Negócios?

Se alguém deseja estabelecer o Kaizen em seu local de trabalho, um dos exemplos de Kaizen para organizações poderia ser o de provocar uma mudança na cultura da empresa. Os funcionários poderiam ser informados de que as coisas seriam feitas de maneira diferente. Sugestões claras seriam encorajadas para que melhorias no processo possam ser feitas e os funcionários, por outro lado, seriam valorizados e recompensados.

A fim de implementar o Kaizen na própria organização com sucesso, a equipe administrativa precisa ser treinada e capacitada para servir de exemplo. Se alguma sugestão ou ajuda for oferecida para melhorias, então estas devem ser consideradas. Uma organização também poderia estabelecer um processo pelo qual as sugestões feitas pelos funcionários fossem aceitas, sua viabilidade fosse considerada e o plano de ação fosse adotado. Isto pode ser feito em três fases:

• Todas as sugestões apresentadas são consideradas e depois avaliadas; se não for praticável, os funcionários recebem o feedback de acordo.
• Os funcionários são treinados para melhorar os processos e como eles podem contribuir para isso.
• É criado um sistema de recompensas pelo qual os funcionários que trabalham duro e apresentam melhorias no processo são recompensados.

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O EdrawMax conta com diferentes modelos que podem ajudar na elaboração de planos de melhoria de processos. Por exemplo, o mapeamento do fluxo de valor é uma técnica que é utilizada por várias empresas para definir e depois analisar, assim como otimizar o fluxo de material ou de informações para um processo de produção.

Em tal modelo, há etapas onde são adicionados valores e etapas que não agregam valor. Estes ajudam os gerentes ou equipes a construir um sistema de fluxo de informações, bem como a planejar um uso mais integrado e eficiente dos recursos.

PDCA ou plan-do-check-act é outra maneira útil de mostrar a implementação do processo Kaizen. Há modelos úteis à disposição no Edraw.

Uma ferramenta útil para trazer melhorias contínuas ou iniciar mudanças é o Kaizen. Seus elementos-chave e princípios fornecem várias maneiras de implementá-lo na vida pessoal ou nos procedimentos da empresa.